LAS RELACIONES PÚBLICAS Y EL CEREMONIAL

En las relaciones públicas las organizaciones de evento son parte de las funciones y tareas con las que se tiene que lidiar cada día. Para ello, es necesario aprovechar estas actividades para comunicar de una u otra forma la misión, visión y los valores de la institución.

La comunidad empresarial y público nos motivan a mostrar algo diferente, mucho más impactante desde todo aspecto, lo cual es necesario poner en práctica las normas del Ceremonial.

Actualmente se exige un ceremonial dinámico que esté a tono a las exigencias de este tiempo.

El Ceremonial de Relaciones Públicas, concebido como un sistema de pensamiento y de acción estratégico que permite interactuar, con ventaja, sobre el conflicto: en este caso, la dicotomía que se observa entre el contenido y el tratamiento de los mensajes corporativos. Esta estrategia es la mejor forma conocida de enfrentar la naturaleza y los efectos del conflicto.

Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores deben tender hacia la excelencia y la plena realización y convivencia armoniosa. La capacidad de adaptarnos al entorno, de trabajar en equipo, de apegarnos a las consignas, de relacionarnos asertiva y empáticamente con los demás, de dar cuenta de nuestros actos y ser solidarios con quienes más nos necesitan son algunas de las claves operantes en el Ceremonial de Relaciones Públicas.

Principales funciones integradas de Ceremonial y Relaciones Públicas.

Las acciones especializadas del área de Ceremonial de Relaciones Públicas en empresas e instituciones públicas y privadas están vinculadas con la realización de una serie de actividades, entre las cuales cabe destacar:

• Misión, Visión y Valores sobre los que se sostiene el accionar de la organización.

• Principios éticos que rigen la organización. Conductas exigibles y preferentes.

• Clasificación y política de relacionamiento con grupos de interés internos y externos.

• Relación con públicos especiales: accionistas, medios, gobierno, ONG’s, comunidad, etc.

• Adecuación de procedimientos de acuerdo a Pactos a los que se adhiere, por ejemplo el Pacto Global de Naciones Unidas.

• Procederes requeridos por normas de calidad certificadas por la organización.

• Manual de estilo y modelos de textos.

• Canales de comunicación y tratamiento de conflictos.

• Clasificación de los actos de la empresa, tanto propios como los organizados por terceros y prescripción de la forma de actuar.

• Nómina de las personas que se desempeñan en la institución y descripción de las tareas que efectúan.

• Descripción gráfica de las funciones que se desarrollan en la empresa a través de un organigrama.

• Definición de las precedencias generales en la empresa o institución.

• Tratamiento de las visitas y autoridades.

• Tratamiento de la Bandera Nacional y los símbolos Patrios y los propios de una empresa o institución.

• Protocolo general y logística para los actos programados.

• Elementos auxiliares necesarios para los diferentes actos y necesidades organizativas.

• Intercambios protocolares y reconocimientos.

• Fechas significativas de la empresa o institución en cuestión.

• Política de presentes y regalos empresariales.

• Formas preferentes de relacionamiento interno y externo.

• Grado de formalidad requerido en cuanto a la vestimenta del personal de la empresa de acuerdo a las funciones que se realizaren.

• Convenciones para público interno: informativas, motivadoras, constituyentes o aprobatorias.

• Listado de proveedores registrados. Modalidad y canales para contactarlos.

• Servicios disponibles para clientes internos y externos.

• Realización de informes de prensa internos orientados a directivos.

• Modalidad de las audiencias.

• Firma de documentos.